前不久，浙江省绍兴市上虞区某企业发生多起企业管理人员涉嫌职务侵占案，5名企业管理人员以虚构员工“吃空饷”手法，骗得70多万元。近日，这家企业的5名管理人员因涉嫌职务侵占罪被提请公诉。阮某是上虞区一家企业的生产经理，平时个人的开销很大。2016年年初的一天，他将企业统计员车某叫到办公室，“讨教”报销发票的“良方”。碰巧，车间主任范某的两名在该单位工作的亲戚预备离职，他也向车某“讨教”是否可以继续缴社保。
很快，阮某、范某、车某三人一拍即合，想到了骗取公司钱财的方法，利用职务便利，他们对两名离职人员隐瞒不报，由车间主任范某负责伪造考勤记录，统计员车某编造工资单，阮某负责签字。直到2016年12月，三人共骗取公司发放的社保费、工资等近9万元。得手后，三人平分了这笔钱。2017年1月20日，阮某等三人的行为被人发现，公司报警后三人随后被警方抓获。
警方在调查取证过程中，竟然发现该企业还有更大的一起涉嫌职务侵占案。这家企业的另一名生产经理夏某，勾结统计员李某，从2014年2月至2016年12月间，采取虚构员工“吃空饷”的方法，骗得企业发放的工资20多万元。现年41岁的女统计员李某胆子更大，从2014年7月至2016年12月，采用同样方法，将自己母亲、弟弟和表弟等3人的名字编入公司工资单，骗取企业近43万元。
这个连环案非常典型，揭示了在企业实际中，如果有制度或管理漏洞，哪怕在常人看来微不足道，仍有可能被居心不良的“蛀虫”钻空子，进而不可思议给企业造成损失。下面笔者将为读者进行解析。
1用工管理应有规范
在实务中，用人单位根据人力资源工作计划开展招聘工作，与新录用人员及时签署劳动合同（含临时用工），员工在试用期和转正后都根据劳动合同和用人单位管理要求正常履职，不得违反法律和公司要求。《企业内部控制应用指引第3号-人力资源》要求，“企业确定选聘人员后，应当依法签订劳动合同，建立劳动用工关系”。
本案例中的两起案件，都反映该公司在用工管理方面有明显的管理漏洞。无论是正式员工还是劳务用工，都应该以劳动合同作为用工依据。员工用工管理是人事管理的“第一道防线”，虽然未见更详细的支持性材料说明公司是否有其他“内鬼”，但从后面警方在调查取证过程中的发现来看，公司在用工管理方面的风险管控是不到位的。公司人事部门需要实时掌握在本单位工作的员工名单和工作状况，无论正式员工还是劳务用工，无论正常出勤，都不容许出现将无关人员纳入薪酬发放对象或其他错发薪酬的情况。
2考勤管理应有标准
用人单位应结合实际建立书面的规章制度和管理要求，对员工考勤情况应予以记录，对发现违反考勤休假规定的情形，要及时处理。员工考勤管理是人事管理的“第二道防线”，没有明确的考勤制度，既不利于对员工日常管理，在发生劳动纠纷时，也难以有效举证。《企业内部控制应用指引第3号-人力资源》要求，“企业应建立和完善人力资源的激励约束机制，设置科学的业绩考核指标体系，对各级管理人员和全体员工进行严格考核与评价，以此作为确定员工薪酬、职级调整和解除劳动合同等的重要依据，确保员工队伍处于持续优化状态”。
公司对内勤和外勤员工可以采用不同的考勤方式，在公司上班的员工通过指纹打卡考勤，在户外工作的员工，通过其他方式签到考勤。正式的考勤制度出台前，用人单位还应予以告知或公示，明确对于员工是否需要考勤、如何考勤以及相应的奖惩规定，让业务部门知悉并执行，在岗就是在岗，缺勤就是缺勤。在本案例中，车间主任范某为两名在该单位工作已经办理离职的亲戚伪造考勤记录，与生产经理阮某、企业统计员车某串通，另一名生产经理夏某与统计员李某勾结，都是在员工考勤记录上做“文章”，而又蒙混过关，显示出该单位的人事部门以及生产部门对员工考勤的管理都有失当之处 。
3薪酬发放应有依据
员工薪酬发放必需的依据就包含了员工出勤和绩效信息，以保证薪酬发放数据的准确性。用人单位每个月向员工发放工资之前，需要对员工出勤和绩效情况进行统计，员工出勤和绩效情况在经过员工所在部门确认后，应准确反应在工资计算表中。《企业内部控制应用指引第3号-人力资源》要求，“企业应制定与业绩考核挂钩的薪酬制度，切实做到薪酬安排与员工贡献相协调，体现效率优先，兼顾公平”。
本案例中，该用人单位每月在发放员工工资时未对员工考勤记录进行有效管理，以致于五个“蛀虫”“偷梁换柱”、“移花接木”的计策得逞。其实对于规模不大、人数不多的单位，哪些员工在职，人事部门和相关领导应该一清二楚，搞“小动作”的前科很容易被发现和制止，类似问题也不会重复出现。好在天网恢恢疏而不漏，“蛀虫”终究现原行了。
4员工离职应有记录
在实务中，离职员工在依照公司制度与程序办理离职手续后，就解除了与原用工单位的劳动关系，不再提供劳务，原用工单位也无需支付额外的报酬。《企业内部控制应用指引第3号-人力资源》要求，“企业应当按照有关法律法规规定，结合企业实际，建立健全员工退出（辞职、解除劳动合同、退休等）机制，明确退出的条件和程序，确保员工退出机制得到有效实施”。
在本案例中，有一个十分不合常理的问题，就是车间主任范某居然可以为两名在该单位工作已经办理离职的亲戚冒领薪资“吃空饷”。员工离职对于多数企业而言是非经常性业务，已离职员工居然可以堂而皇之地在原用工单位领薪，在感叹这家单位的“福利”之好的同时，不禁为该单位的老板捏把汗。有了这些“猪队友”，该企业真的让人放心不下。
5点评
现实中，很多企业对内部控仍有认识误区，认为内控没有宣传的那么重要，认为内控与自己无关联，但最后问题事件出现后可能就傻眼了。案例中的这家生产型公司的相关人员在劳动合同及员工花名册管理、考勤及薪酬管理、薪酬发放管理、员工离职管理等业务中未有效履职，让公司交了两笔“学费”，但给我们上了生动的一课，让我们知道，有风险的地方，就需要内控。
