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新乡学院合同执行情况审计检查方案
作者: 编辑:审计处(黄钰彬) 发布时间:2018年04月13日 11:11 点击:[]

院政字〔2018〕30号

 

新乡学院合同执行情况审计检查方案

 

为依法维护学校经济利益,维护学校资金使用安全,提升资金使用绩效,进一步规范合同签订、履行、变更、验收、终止等行为,学校决定对2014年1月1日—2017年12月31日期间的经济合同执行情况进行审计检查,以审查、监督、评价合同执行效率、绩效,促进学校转型发展。

一、合同审计检查的基本原则

(一)坚持在学校党委统一领导下进行合同执行情况审计;

(二)依据国家、省、市法律法规和学校规章制度对合同执行情况进行审查;

(三)按照内部审计实务指南第1、2、4号规范进行操作;

(四)严守审计纪律,公平、公正、客观地进行调查、评价;

(五)以审促改,自我完善,保障学校事业健康和谐稳定发展。

二、合同审计检查的目的

通过对2014年以来合同执行情况审计,强化合同履行中的合法性、合规性和真实性,增强相关部门和人员的法治意识,自我纠正合同执行中的不恰当行为。对合同执行中可能存在的违法违规行为防微杜渐,防患于未然,立足于整改,做到纠偏到位、追究到位,强化校内责任追究机制落实。对严格依法依规执行合同,提升合同执行绩效,维护学校利益的合同执行人和单位,强化奖励机制落实。

通过合同审计检查,达到合同管理更加规范、内控机制更加健全,资金使用绩效更加优化,促进学校各项事业健康发展。

三、合同审计检查的范围

这次合同审计检查,主要审查和评价合同执行环节的内部控制及风险管理的合法性、适当性和有效性;合同管理资料充分性、真实性和可靠性;合同的签订、履行、变更、验收、终止、执行的真实性、合法性、合规性以及合同对整个项目投资的效益性。

(一)合同审计检查对象

负责项目合同组织、实施、执行的院(系)、党政、教辅、各研究所等部门为合同审计检查对象,其党政主要领导为第一责任人,对本部门合同签订、履行、变更、验收、终止以及执行等情况负全责。党政领导承担同样责任。

(二)审计期间的所有经济合同全部纳入检查范围

审计期间为:2014年1月1日—2017年12月31日。

2014年1月1日—2017年12月31日学校以及部门签订的所有合同价1万元以上的经济合同、资产处置合同、资产出租出让及使用合同等全部纳入检查范围,包括各类工程合同、各类货物采购合同、各类服务合同等。含合同签订、履行、变更、验收、终止、执行等过程中形成的全部资料。

四、合同审计检查的具体内容

(一)合同管理制度的审计

1.检查是否有合同管理机构、专职或兼职合同管理人员、履职情况;

2.检查是否建立了适当的合同管理制度;

3.检查是否建立健全防范重大变更、不可抗力、政策变动等的风险管理体系。

(二)专项合同通用内容的审计

主要检查合同执行过程中下列内容是否存在变更,存在与招标文件、签订的合同不一致的地方,检查合同执行中的合法性、真实性,检查合同履行效果。

1.检查合同当事人的法人资质、合同内容是否符合相关法律和法规的要求;

2.检查合同双方是否具有资金、技术及管理等方面履行合同的能力;

3.检查合同的内容是否与招标文件的要求相符合;

4.检查合同条款是否全面、合理,有无遗漏关键性内容,有无不合理的限制性条件,法律手续是否完备;

5.检查合同是否明确规定甲乙双方的权利和义务;

6.检查合同是否存在损害国家、集体或第三者利益等导致合同无效的风险;

7.检查合同是否有过错方承担缔约过失责任的规定;

8.检查合同是否有按优先解释顺序执行合同的规定。

(三)各类专项合同的审计

主要检查合同执行过程中下列内容是否存在变更,存在与招标文件、签订的合同不一致的地方,检查合同执行中的合法性、真实性、时效性。

1.勘察设计合同

勘察设计合同审计应检查合同是否明确规定建设项目的名称、规模、投资额、建设地点,具体包括以下内容:

1)检查合同是否明确规定勘察设计的基础资料、设计文件及其提供期限;

2)检查合同是否明确规定勘察设计的工作范围、进度、质量和勘察设计文件份数;

3)检查勘察设计费的计费依据、收费标准及支付方式是否符合有关规定;

4)检查合同是否明确规定双方的权力和义务;

5)检查合同是否明确规定协作条款和违约责任条款。

2.施工合同

1)检查合同是否明确规定工程范围,工程范围是否包括工程地址、建筑物数量、结构、建筑面积、工程批准文号等;

2)检查合同是否明确规定工期,以及总工期及各单项工程的工期能否保证项目工期目标的实现;

3) 检查合同的工程质量标准是否符合有关规定;

4)检查合同工程造价计算原则、计费标准及其确定办法是否合理;

5)检查合同是否明确规定设备和材料供应的责任及其质量标准、检验方法;

6)检查所规定的付款和结算方式是否合适;

7)检查隐蔽工程的工程量的确认程序及有关内部控制是否健全,有无防范价格风险的措施;

8)检查中间验收的内部控制是否健全,交工验收是否以有关规定、施工图纸、施工说明和施工技术文件为依据;

9)检查质量保证期是否符合有关建设工程质量管理的规定,是否有履约保函;

10)检查合同所规定的双方权力和义务是否对等,有无明确的协作条款和违约责任;

11)检查采用工程量清单计价的合同,是否符合《建设工程工程量清单计价规范》的有关规定。

3.委托监理合同

1)检查监理公司的监理资质与建设项目的建设规模是否相符;

2)检查合同是否明确所监理的建设项目的名称、规模、投资额、建设地点;

3)检查监理的业务范围和责任是否明确;

4)检查所提供的工程资料及时间要求是否明确;

5)检查监理报酬的计算方法和支付方式是否符合有关规定;

6)检查合同有无规定对违约责任的追究条款。

4.各类采购合同(包括货物与服务)

1)审查供货商是否符合招标文件要求的签约资格。

2)审查合同的签定程序是否合规。

合同的签定需经市场调查、业务洽谈、合同起草、合同评审、合同执行以及合同变更、解除或终止等过程。审查在市场调查阶段是否按“货比三家”的原则进行市场调查,是否取得了供货商完整的档案资料以确认供货商的信誉和履约能力,必要时是否对供货商进行现场考察;参与业务洽谈代表的业务能力和技术水平是否具备,是否由两人以上参与谈判;合同起草是否使用了正规的合同版本;草签的合同是否经过法制办、管理部门评审;是否履行分级授权审批手续;若需公证的合同是否办理了必要的公证手续;

3)采购合同条款的完备性和合同内容的合法性。

采购合同应包含如下基本内容:合同标的;数量和质量;价格和结算方式;运输方式;履约期限、地点和方式;违约责任等。首先应审查合同中是否包含上述内容,有关规定是否明确、具体。其次,应审查签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性。再次,应审查确定有无利用合同从事非法行为的可能性。最后,应审查合同条款规定是否为学校争取到最大的财务利益,如充分考虑付款条件和资金优势,选择合理的货款支付方式等。

4)采购合同的执行结果。

审查合同内容是否得到全面、严格地履行;审查有无合同违约、违约的原因及违约处理结果,如对方违约,是否及时进行索赔。如本方违约,责任人是否向分管领导提交书面报告,经审批后办理赔偿手续,并追究相关责任;协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门,通过申请仲裁或向人民法院起诉解决合同纠纷。

5)审查合同管理制度是否完善,有无重大合同变更的应对防范措施。

6)审查合同的归档和保管是否完整。审查合同是否按序编号;台帐登记是否清晰完整;支持性文件是否齐全,是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其它合同附件。

(四)合同变更的审计

1.检查合同变更的原因,以及是否存在合同变更的相关内部控制;

2.检查合同变更程序执行的有效性及索赔处理的真实性、合理性;

3.检查合同变更的原因以及变更对成本、工期及其他合同条款的影响的处理是否合理;

4.检查合同变更后的文件处理工作,有无影响合同继续生效的漏洞。

(五)合同履行的审计

1.检查是否全面、真实地履行合同;

2.检查合同履行中的差异及产生差异的原因;

3.检查有无违约行为及其处理结果是否符合有关规定;

4.检查合同付款是否与合同一致。

(六)终止合同的审计

1.检查终止合同的报收和验收情况;

2.检查最终合同费用及其支付情况;

3.检查索赔与反索赔的合规性和合理性;

五、合同检查需提供的材料

1.合同自查情况报告(分别由合同执行部门、招标办、项目主管部门提供)

2.《合同自查情况汇总表》(以下由项目主管部门提供)

3.项目立项审批表

4.发改委批文(含市场考察报告和可行性研究报告)

5.招标文件

6.中标通知书

7.投标文件

8.合同书

9.合同内控制度资料

10.施工技术资料

11.合同付款资料(含财务处提供的付款资料)

12.合同变更、签证资料(含校内审批手续)

13.验收报告

14.合同终止的相关材料

15.财政评审报告

16.设备货物接收清单

17.项目交付后的使用情况(项目执行使用部门提供)

18.其他材料

六、合同审计检查的方法和步骤

此次检查作为2018年学校党政工作要点安排的工作,具体分为四个阶段:

(一)自查自纠阶段(自4月16日至 5 月15 日)

各院系及职能部门按照学校部署,认真组织自查。自查面要达到100%。各部门内部自查填写《合同自查情况汇总表》,并准备合同审计检查的材料,发现问题要主动上报并立即自觉纠正。要在规定时间内准备好合同审计检查的材料,自查报告和《合同自查情况汇总表》由部门主要领导(党政)签字、部门盖章,各部门党政主要负责人对自查自纠工作负完全责任。

(二)自查材料审查提交阶段(自 5 月 16 日至 5 月31 日)

各二级学院(系)、研究所及党委、行政和教辅部门按照合同审计检查要求提供资料。

(三)检查阶段(自 6 月 1 日至 11 月 15 日)

1.学校组成两个审计组,依据合同审计业务规范展开合同审计:

1)工程合同审计组

组长:张辉

成员:黄钰彬 王喜梅

主要任务:对工程项目、维修、改造项目合同进行检查、评价、建议;对发现的问题进行调查;对需要进行责任追究的,提出责任追究建议;作出合同审计工作报告。

货物与服务贸易类审计组

组长:周珍

成员:朱金哲 游中玮

主要任务:对设备、货物、服务及学校资产(有形资产、无形资产)使用项目合同进行检查、评价、建议;对发现的问题进行调查;对需要进行责任追究的,提出责任追究建议;作出合同审计工作报告。

2.检查形式

采取普遍性检查与重点抽查相结合,对每一个部门提交的资料逐一核对、核查。对重点抽查合同直接进行调查取证或延伸审计,重点抽查面不低于30%。

审计组诸类分析合同执行情况对检查中发现的问题,适时提出审计决定、审计建议和工作报告。

(四)整改阶段( 11 月 15 日至 12 月底)

此次检查采取边查边整改,针对检查中发现的问题,根据国家的法律、法规、政策和学校规定,及时建立健全各项规章制度,要求风险防控责任落实到具体人,制度约定的责任追究办法具体到人。进入12月对整改情况进行检查。

七、举报电话:3682557

举报邮箱:shenjichu@xxu.edu.cn

 

新乡学院审计处

2018年4月12日

 

 

 

 

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