第一章  总  则

第一条 为加强学校审计档案管理工作，充分发挥审计档案在学校各项管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国审计法》《中国内部审计具体准则》《审计机关审计档案工作准则》等，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 审计档案是指在实施审计项目或者开展专项审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、电子、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第三条 本办法所称审计档案工作，是指审计处对应纳入审计档案的材料进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第四条 我校审计档案分为二类。一类是在审计项目实施过程中形成的，包括工作计划、总结，财务类审计档案、经济责任审计档案、工程类审计档案、专项审计档案；另一类是在审计活动过程中形成的与审计工作相关的其他档案。

第二章  一般原则

    第五条 审计档案由专人管理；审计档案的收集、整理、归档工作，实行审计组长负责制，采取谁主审，谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度。

    审计处设立兼职档案管理人员，负责各类审计档案收集、整理、保管、移交工作。在实施审计项目时，由审计项目负责人负责收集和整理审计项目的文件及有关材料。审计工作终结时，将审计项目所形成的全部文件和材料进行收集、整理、鉴别、取舍，并按立卷的规则和方法进行组卷，做到审结卷成。经审计组长审核后移交审计处档案管理人员。

    第六条 下列审计活动中形成的下列文件和材料，应当分类归入审计档案。

一、财务审计档案

(一)审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、学校领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文；

(二)审计进点会资料，图片等；

    (三) 审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿及相关性资料；

    (四)审计工作方案、审计意见书落实情况的后续审计、审计整改及审计决定执行情况资料和领导批示等；

    (五)与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料；

    (六)以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料；

(七)其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

二、经济责任审计档案

(一)审计委托书、审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、学校领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文；

(二)审计进点会资料，图片等；

    (三)审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿及相关性资料；

    (四)审计工作方案、审计意见书落实情况的后续审计、审计整改及审计决定执行情况资料和领导批示等；

    (五)与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料；

    (六)以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料；

(七)其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

三、工程审计档案

    (一)审计报告（含工程结算书）、审计意见书、审核定案会签表；

    (二)审计申请和学校领导签批意见；

(三)新乡学院招标项目校长办公会纪要及相关立项手续；

(四)发改委批文及政府采购申报表；

(五)招标文件（电子版）、投标文件（电子版）、中标通知书；

    (六)合同、协议及有关会议纪要；

    (七)图纸答疑、图纸会审记录；

    (八)开工报告；

    (九)单位工程竣工验收报告；

    (十)施工、竣工图纸（含电子版）；

    (十一)变更、签证（包含相应的审批手续）；

(十二)材料价格认定单；

(十三)工程量清单；

(十四)分包项目清单；

(十五)甲供材及乙方供材调差部分名称及供应数量清单（包含工程管理部门、供货方和施工方的原始交接凭证）；

(十六)其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

四、其他审计档案

    (一)上级部门及学校领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知及文件；

    (二)学校有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件；

    (三)在审计工作会议或审计学术交流会议上，本校代表的发言稿及会议的主要文件；

    (四)审计处的机构改革、人事任免文件及岗位责任制；

    (五)群众来信、来访记录；

    (六)其他与审计有关的档案。

第七条 在审计活动中，禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文件和材料（包括拟稿、领导签署意见等），以确保档案字迹清楚，具有耐久性。

第三章  审计档案的范围与排列

    第八条 审计档案应按项目立卷，一个项目可立一个或几个卷，不得将几个审计项目合并立卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度中立卷。

第九条 内部审计人员应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度，以审计报告相关内容的需要为标准，整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料，并归集形成审计档案。

第十条 审计档案材料主要包括以下几类：

一、立项类材料：审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

二、证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等；

三、结论类材料：审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等；

四、备查类材料：审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第十一条 审计档案材料应当按下列四个单元排列：

一、结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；

二、证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；

三、立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；

四、备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十二条  审计档案内每组材料之间的排列要求：

一、正件在前，附件在后；

二、定稿在前，修改稿在后；

三、批复在前，请示在后；

四、批示在前，报告在后；

五、重要文件在前，次要文件在后；

六、汇总性文件在前，原始性文件在后。

第四章  纸质审计档案的立卷、编目、装订与移交

    第十三条 审计报告装订顺序。审计案卷内的文件和材料应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料和备查类材料四个单元为序进行排列。

    第一单元 结论性文件材料。采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列：

    一、向上级部门或学校领导报送的有关本项目的审计情况报告；

    二、审计决定或审计意见书；

    三、被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况；

    四、有关审计处理的请示，审计事项的报告及上级部门或学校领导的批复、批示；

    五、审计报告及审计处审定报告的会议纪要；

    六、被审计单位或人员对审计报告的书面意见；

    七、被审单位或人员对审计决定的复审申请，对审计决定的申诉材料；

    八、有关本项目的通报、处理意见；

    九、移送处理意见书。

   第二单元 证明性文件材料。按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列：

    一、审计证实问题汇总记录；

    二、审计证实问题分项记录；

    三、其他审计工作底稿及审计证据。

    第三单元 立项性文件材料。按文件材料形成时间顺序并结合文件材料的重要程序进行排列：

    一、上级部门或学校领导对项目审计任务的指示和部署意见；

    二、与审计项目有关的群众来信、来访记录；

    三、本项目的审计工作方案；

四、审计委托书、通知书。

第四单元 备查类材料。按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列：

一、审计项目回访单；

    二、被审计对象整改反馈意见；

    三、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料。

第十四条 案卷的编目、装订按国家及教育系统有关档案管理的规定办理。对移交到学校档案馆的项目审计档案，按卷内文件材料排列和内容编写目录。

第十五条 审计档案的移交和保管

    审计档案的立卷整理工作要于次年的3月31日前完成 。对需要移交到学校档案馆档案资料，经审计处负责人验收后于次年6月30日前移交校档案馆，并做好移交手续的登记工作；对不列入卷内但确有参考价值的材料，由审计处保存。

移交学校档案馆的审计档案包括：

一、财务审计档案;

二、工程审计档案;

三、经济责任审计档案;

四、其它审计档案。

    在审计处负责保管的相关审计档案包括：

    一、行政文书及审计综合管理文书；

    二、审计所依据法规、政策文件、审计参考资料；

    三、其它相关审计资料等。

第十六条 除保存打印出的纸质审计档案外，还应同时将备份保存的光盘等作为审计档案保存。

第五章  电子审计档案的建立与移交

第十七条 审计处在条件允许的情况下，可以为审计项目建立电子审计档案。

第十八条 电子审计档案应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。主要包括以下内容：

一、用文字处理技术形成的文字型电子文件；　

二、用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件；

三、用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件；

四、用音频设备获得的声音电子文件；

五、其他电子文件。

第十九条 内部审计机构在审计项目完成后，应当以审计项目为单位，按照归档要求，向档案馆办理电子审计档案的移交手续，并符合以下基本要求：

一、元数据应当与电子审计档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；

二、电子审计档案的文件有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；

三、采用技术手段加密的电子审计档案应当解密后移交，压缩的电子审计档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子审计档案应当与其读取平台一起移交；

四、归档与纸质文件相同的电子文件时，应当在彼此之间建立准确、可靠的标识关系，并注明含义、保持一致；

五、内部审计机构应当将已移交的电子审计档案在本部门至少保存5年，其中的涉密信息必须符合保密存储要求。

    第二十条 电子审计档案移交的主要流程包括：组织和迁移转换电子审计档案数据、检验电子审计档案数据和移交电子审计档案数据等步骤。

第二十一条 电子审计档案的移交可采用离线或在线方式进行。离线方式是指内部审计机构一般采用光盘移交电子审计档案；在线方式是指内部审计机构通过与管理要求相适应的网络传输电子审计档案。

第二十二条 电子审计档案检验合格后办理交接手续，由交接双方签字；也可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。

第六章  审计档案的保管和利用

第二十三条  审计档案应当归学校所有，一般情况下，由档案馆设立专项档案库房进行保管，档案馆应当安排对审计档案业务熟悉的人员对纸质和电子档案进行接收保管。

第二十四条  审计处和档案馆应当按照国家法律法规和学校内部管理规定，结合自身实际需要合理确定审计档案的保管期限。

第二十五条  审计档案的密级和保密期限应当根据审计工作保密事项范围和有关部门保密事项范围合理确定。

第二十六条  审计处和档案馆应当定期开展保管期满审计档案的鉴定工作，对不具有保存价值的审计档案按照《新乡学院档案鉴定及销毁制度》，予以销毁。

第二十七条 借阅审计档案，一般限定在审计处内部，且需办理借阅手续。凡外单位借阅审计档案或要出具审计档案证明的，应经审计处负责人审批；存学校档案馆的审计档案借用、查阅，根据学校档案馆的有关规定办理。

第二十八条  损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，由学校依照有关规定追究相关人员的责任；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第七章  附  则

第二十九条 本办法自发布之日起施行。原《新乡学院审计档案管理办法》(院政字[2008]63号)废止，相关事宜由学校审计处负责解释。